DMC, una agencia de marketing promocional con más de 20 años de experiencia en el segmento de autopartes, anuncia que adoptó OfficeTrack como una solución para administrar las actividades de rutina de su equipo de campo.
Como resultado, redujo el tiempo de recolección y procesamiento de información en más de un 50%.
DMC realiza un trabajo especializado en la difusión de productos de los principales fabricantes de autopartes del país dentro del segmento conocido como aftermarket.
“El promotor de la venta, es el taller mecánico, además de distribuidores y minoristas. Nuestro enfoque está ahí, en estos tres eslabones de la cadena de distribución. Nuestro promotor, es un divulgador especializado de las marcas de nuestros clientes y también los ojos y oídos de los fabricantes en este extremo“, resume el director y uno de los socios de DMC, Dirce Boer
Uno de los grandes desafíos de este tipo de actividades es la constante necesidad de automatizar la rutina de trabajo de los equipos de campo – en el caso de DMC, su equipo externo, incluye más de 50 promotores que operan en todo el país.
“Nuestro desafío era ganar agilidad en la recolección de información. Con la recolección manual, el promotor tardaba hasta una semana en enviarla, y esto comprometía la calidad del trabajo”, recuerda Marcelo Boer, director administrativo de DMC.
Entre las informaciones relevadas por los promotores están los datos sobre la disponibilidad del producto, su disposición en la tienda, su posicionamiento frente a la competencia, entre otros.
Con estos desafíos por delante, Dirce y su equipo empezaron a buscar una herramienta capaz de aportar agilidad y mayor eficiencia en la recolección y envío de datos, además de equipar tecnológicamente a su equipo de promotores. En esta búsqueda, conocieron OfficeTrack a través de la consultoría 3CON, un distribuidor de software en el país.
OfficeTrack es una aplicación móvil que ayuda en la gestión de los empleados en campo. Tiene 8 módulos diferentes: Tareas (Orden de servicios); Formularios Dinámicos; Geolocalización; Asistencia (tarjeta de tiempo); Pedidos (ventas); Gestión de Flotas; Optimización (servicios y rutas); Retail (reconocimiento y comparación de imágenes).
Las empresas usuarias no tienen que instalar nada en sus servidores. Simplemente descargan la aplicación desde la tienda(Play Store o App Store), pues todo está en la nube. Mientras el personal de campo sale con sus dispositivos móviles, el gerente puede realizar el seguimiento e interactuar con su equipo externo en todo momento. Lo puede hacer a través de la web, por medio de la plataforma OfficeTrack, ya sea desde su escritorio o cualquier dispositivo móvil.
Ganancias de agilidad y calidad
Con OfficeTrack instalado, DMC equipó a sus promotores con teléfonos móviles inteligentes desde donde cargan la información.
“En el pasado, el promotor, después de recopilar la información o cualquier solicitud de un cliente, tenía que ir a su casa o a una Lan House y conectarse al sistema de Reporte Automático de Información y Ocurrencias. Ahora lo puede completar directamente desde su teléfono inteligente y nos lo envía el mismo día. En cuanto lo recibimos, podemos procesar la información para enviarla a los fabricantes. Estos cambios fueron inmediatamente percibidos por el cliente de DMC ”, menciona Marcelo.
Según el Gerente de Cuentas de 3CON, la flexibilidad de OfficeTrack, permitió a DMC crear formularios dinámicos, incluyendo toda la información que se recopilaba previamente de forma manual.
“Durante la fase piloto, el equipo de DMC, además de ser capaz de manejar la herramienta, utilizó toda su experiencia y creatividad introduciendo nueva información, como fotos, listas desplegables, firma de sus clientes, etc.”, acotó Marcelo.
Los socios de DMC concuerdan que OfficeTrack es muy simple de usar y trae una gran agilidad, tanto en el envío como en la recepción de información de campo. Ahora todo sucede de un día para el otro; antes, el resultado de las actividades externas podía tardar hasta 15 días en llegar.
“El sistema funciona de manera muy eficiente y, sin duda, cumplió con las expectativas de agilizar el flujo de información”, explica Dirce.
El sistema también resolvió el problema de la organización de las rutinas del equipo externo.
“Si establecemos que los promotores tienen que cumplir un cierto número de visitas, podemos controlarlo a través del sistema. También sabemos si las visitas se hicieron, si ese punto de venta fue atendido y abordado, entre otros aspectos”, puntualizó.
Para los directores, la inversión ya se pagó, especialmente porque 3CON otorgó un período de gracia para usar el software, que ayudó a DMC a obtener una percepción más clara de las ventajas del sistema y el retorno del negocio.
“No tuvimos ningún gasto inicial hasta que el sistema estuvo completamente implementado. En función de ese período de gracia y el retorno práctico, el sistema se amortizó y quedamos satisfechos. Tampoco tuvimos ningún problema con el soporte técnico ni con el área comercial. La flexibilidad de 3CON en adaptarse a nuestra realidad, negociación, excelente servicio y seguimiento post venta, hicieron la diferencia”, dijo Marcelo Boer.
Los ejecutivos también revelaron que OfficeTrack no requirió ninguna inversión significativa en TI, ni siquiera cambio de máquinas, ya que todo está en la nube. Las únicas inversiones adicionales fueron el paquete de datos de mayor velocidad de Internet, ya que OfficeTrack necesita mayor ancho de banda para un buen tráfico de información, y los teléfonos celulares con tecnología 3G.
También comentaron que, a pesar de la facilidad del sistema, fue necesario organizar capacitaciones para los equipos, especialmente para los promotores de otras regiones del país.
“La resistencia al cambio es normal. La adaptación del promotor a la nueva plataforma fue un desafío, pero pronto se superó, especialmente a medida que entendieron las ventajas y la evolución de la empresa”, comentaron. “Ahora, los promotores reciben hasta el calendario de visitas del día a través de un teléfono inteligente. La rutina de campo es más organizada y conveniente para todos“, finalizó.
