TEKTON ELIGE UNA APLICACIÓN MÓVIL PARA LA GESTIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN EN EL SECTOR MINORISTA

El crecimiento de la empresa, estimulado por la expansión del sector farmacéutico, exigió una mayor automatización de los procesos; los plazos de elaboración de informes pasaron de 10 a tres días.

Es fácil pasear por las calles de las grandes ciudades del país y ver cómo las antiguas tiendas dejan paso a farmacias y más farmacias. Esta percepción es corroborada por las cifras divulgadas por la Asociación Brasileña de Cadenas de Farmacias y Droguerías (Abrafarma). El conjunto de sus afiliadas facturó 22.780 millones de reales en el primer semestre de 2018, lo que supone un aumento del 7,54% respecto al mismo periodo de 2017. El resultado, que se mantiene muy por encima de la media del comercio minorista brasileño (3,1%), representó importantes ganancias no solo para el propio sector, sino para todo el ecosistema que hace funcionar el negocio de medicamentos y perfumería en el país.

Tekton, por ejemplo, empresa especializada en la gestión y planificación de desarrollos minoristas -más de 750 proyectos entregados-, registró un crecimiento de alrededor del 10% en el primer semestre de 2018, impulsado especialmente por la construcción de nuevas unidades de farmacia que gestiona y supervisa en todo el país.

«Este mercado está en auge; actualmente gestionamos alrededor de 30 proyectos simultáneamente», afirma Bertram Shayer, CEO de Tekton.

Con esta expansión, Tekton sintió la necesidad de proporcionar a sus ingenieros de campo una herramienta de gestión más eficaz, en línea y en tiempo real. Eligió OfficeTrack, de la israelí OfficeCore, que ya utiliza Raia Drogasil, uno de los principales clientes de Tekton. Gracias a la nueva app, la empresa ha visto cómo los plazos de entrega y ha aumentado la calidad. «No fue sólo cuestión de tiempo, sino que la calidad pasó del agua al vino», afirma el director.

Coste, tiempo y calidad

Tekton inició sus actividades en 1992 con el objetivo de dedicarse exclusivamente a la gestión de obras. Su carta de servicios abarca desde la ejecución hasta la entrega del local para su apertura. «El mundo de la distribución impone su propio ritmo de trabajo, que exige el cumplimiento de plazos y un estricto control de costes y calidad. Sin una gestión firme de todas las fases de un proyecto de construcción, podríamos incumplir los plazos y aumentar los costes. Y un día más de farmacia cerrada, por ejemplo, supone una gran diferencia para los minoristas», analiza Shayer.

Además de gestionar las obras de remodelación y construcción y los suministros, Tekton también apoya la selección del contratista que llevará a cabo los servicios, ayuda con el proceso de licitación, la fijación de precios y, por último, supervisa las obras semanalmente, con ingenieros que visitan los emplazamientos. En el caso de Raia Drogasil, Tekton fue contratada para supervisar las obras, gestionar a los proveedores y controlar la entrega de suministros -comunicación visual, luminarias, aire acondicionado, frigoríficos, etc.- en todo Brasil. – en todo Brasil. Lo único que no gestionamos es la compra y entrega de medicamentos, pero todo lo demás depende de nosotros», explica Tekton.
todo lo demás depende de nosotros», explica el director.

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Se necesita ayuda para trabajar en el campo

Una vez a la semana, el equipo de ingenieros de Tekton visita todas las obras y genera informes detallados sobre el estado de las unidades. «Nos preocupaba dotar a los ingenieros de herramientas que les ayudaran a aumentar la eficacia, porque con un número tan grande de talleres, cuando los ingenieros llegan a la obra tienen que estar muy bien concentrados e informados sobre lo que tienen que hacer. Están prácticamente in situ de lunes a viernes, visitando obras por todo Brasil, de ahí la necesidad de informatizar los procesos al máximo», explica el director.

Antes de adoptar OfficeTrack, los ingenieros de Tekton utilizaban hojas de cálculo para elaborar informes y tardaban hasta 10 días en completarlos y enviarlos a los clientes. Ahora, con la aplicación, ese tiempo no supera los tres días. «Antes, trabajábamos con un informe más sencillo, que suponía mucho trabajo y tardaba mucho en llegar a nuestros clientes. Ahora, con unos pocos clics, el informe está listo con fotos y comentarios de los ingenieros, y podemos comparar el progreso previsto con lo que se ha conseguido», afirma Bertram Shayer.

La aplicación automatiza las instrucciones para el personal de campo y las listas de comprobación para la entrega de obras

Con OfficeTrack, Tekton también ha automatizado las instrucciones para los ingenieros, destacando actividades específicas según la fase de la obra. «Si estamos al principio de la obra, es esencial pensar en la ubicación y los límites con las parcelas vecinas. A continuación, una vez iniciada la obra, la app llamará la atención sobre los cimientos, con una lista de comprobación de los trabajos relativos a esta fase. A continuación vienen la albañilería, los acabados y las instalaciones. Con esta automatización, nuestros ingenieros consiguen un alto grado de eficacia en cada visita», explica. El director también llama la atención sobre otro aspecto importante que OfficeTrack controla y gestiona: las actualizaciones del proyecto.

Otro formulario desarrollado a través de Officetrack fue la lista de comprobación para la entrega de la obra. «Tenemos traspasos provisionales y traspasos definitivos. La entrega provisional tiene lugar cuando se abre el taller y tenemos una lista de elementos que hay que comprobar. Son detalles de acabado, como baldosas y suelos, y tenemos que comprobar cada elemento en detalle. La aplicación nos ayuda a no olvidar nada. La entrega definitiva de la tienda tiene lugar 60 días después de su inauguración, cuando se habrán corregido los pequeños defectos que hayan podido escapar a la inspección durante la entrega provisional. «También para esta fase confiamos en la app 3CON, y es de gran ayuda».

Apoyo de los que entienden

Bertram Shayer subraya la importancia de contar con un socio informático que ayude a implantar la herramienta. «A través de 3CON, instalamos OfficeTrack en los teléfonos móviles de cada uno de nuestros ingenieros, lo que facilita enormemente este seguimiento semanal. 3CON también nos ayudó a personalizar el informe de visita al emplazamiento (RVO) en función de nuestras necesidades y parámetros, así como la planificación. El equipo de 3CON siempre nos ha apoyado, desde la implantación hasta la formación y la asistencia posventa», afirmó.

Y concluyó: «Nuestra experiencia con esta aplicación ha sido muy positiva e interesante, y estamos muy satisfechos con los resultados. Nos consideramos muy bien atendidos en cuanto a las necesidades del trabajo de construcción de tiendas, que requiere gran rapidez y repetitividad. Es una herramienta dinámica e interactiva que nos permite tomar iniciativas rápidamente. Una vez que empiezas a utilizar una aplicación tan eficaz, no puedes imaginar cómo has podido vivir sin ella».

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