Una reducción considerable de los costes logísticos y el impacto positivo en el medio ambiente son dos de las principales razones por las que muchas empresas de todo el mundo están optando por no utilizar papel en sus operaciones diarias. Los formularios OfficeTrack para dispositivos móviles ayudan a digitalizar la información para lograrlo, optimizando los procesos y convirtiéndose en un excelente aliado para empresas de diferentes sectores.

Además de optimizar sus operaciones, los gerentes y directores se están enfocando en reducir la huella ambiental de las empresas, por lo que las operaciones sin papel pueden ser la solución para lograr este objetivo. En las siguientes líneas, veremos cómo los formularios de Office Track pueden ayudarlos en el camino.

Beneficios de las operaciones sin papel

Reducir costes y minimizar tiempos es el lema de cualquier empresa eficiente. Reducir el uso de papel en las tareas diarias es una excelente manera de lograr estos objetivos, pero los beneficios van más allá.

En principio, la reducción en el uso de papel tiene un impacto directo en la reducción de costos de cualquier negocio. El ahorro de dinero es palpable desde el principio, lo que está estrechamente relacionado con la impresión, el mantenimiento de las impresoras, la administración, el tiempo que el personal dedica a transcribir y digitalizar la información recopilada, archivarla y almacenar la documentación, lo que implica el almacenamiento físico.

Las empresas buscan acceder a la información de una manera más rápida y confiable y las operaciones sin papel son clave en este proceso. Por tanto, no importa el momento ni el lugar, los empleados siempre tendrán acceso a la información que necesiten a través de la información almacenada en la nube, a la que podrán acceder de forma segura e inmediata con un nombre de usuario y contraseña.

Por último, pero no menos importante, la disminución en el uso de papel reduce considerablemente el impacto ambiental de su negocio, ya que evita la tala indiscriminada y, en consecuencia, reduce las emisiones de dióxido de carbono.

Las empresas pueden dejar de usar papel con OfficeTrack

Los formularios de Office Track para dispositivos móviles ayudan a optimizar los procesos al digitalizar la información, lo que permite a los empleados acceder a ella en cualquier lugar y en cualquier momento. De esta forma, las empresas consiguen reducir considerablemente el uso de papel, ahorrando tanto dinero como tiempo.

La información recopilada in situ por los empleados se envía a través de estos formularios a los usuarios administrativos, reduciendo el tiempo de respuesta entre ambos. Esto se traduce en una mayor eficiencia y productividad de los equipos de trabajo.

Los usuarios administradores pueden crear y personalizar fácilmente estos formularios sin la necesidad de depender de especialistas en TI. De esta forma, es posible crear formularios y adaptarlos a las necesidades específicas de cualquier negocio. Además, la seguridad de la información está garantizada, ya que es posible agregar campos para firmas digitales.

Es importante destacar que los formularios inteligentes y dinámicos de OfficeTrack permiten a los empleados in situ tener a mano la información que necesitan para realizar diferentes tareas (auditorías, mantenimiento, entregas, etc.). y para mantener un registro de todos los datos de campo de forma rápida y sencilla.

Esto es posible porque los formularios dinámicos se pueden personalizar para cada tarea individual, y también se pueden definir con comprobaciones específicas como listas desplegables, listas de comprobación combinadas, llamadas a servicios web, registros de fotografías, firmas digitales, escaneo de códigos de barras, etc.

Están diseñados para que los empleados no pierdan tiempo recopilando datos en el sitio y puedan registrar información de manera confiable, con evidencia sólida y fácil de clasificar para crear informes estadísticos reflejados en KPI confiables.

Funciones de los formularios de teléfonos móviles de OfficeTrack

Los formularios Office Track para dispositivos móviles permiten una mejora sustancial en los procesos, ofrecen información más precisa y hacen posible un ahorro considerable en los costes operativos.

• Acceder a la información en tiempo real es más fácil desde el momento en que se almacenan los datos
  • Los formularios se pueden personalizar y adaptar a cualquier tarea dentro de la organización
  • Se pueden integrar fácilmente en los sistemas internos de su empresa.
  • El proceso de actualización es realmente simple y se puede realizar en cualquier momento
  • Permiten la generación de informes para un análisis exhaustivo de los datos.

Es hora de crear un nuevo entorno de trabajo sin papel en la oficina

Aunque la transición a una oficina sin papeles no ocurre de la noche a la mañana, hoy es un buen momento para comenzar. Reducir el uso de papel en su negocio ayudará a mejorar los procesos de trabajo, ya que esto ahorrará tiempo y espacio.

Los formularios de seguimiento de teléfonos móviles de OfficeTrack pueden ayudarlo a aumentar la rentabilidad de su empresa y, al mismo tiempo, transformarla en una organización respetuosa con el medio ambiente.