A redução significativa dos custos de logística e o impato positivo sobre o meio ambiente são duas das principais razões pelas quais muitas empresas em todo o mundo estão passando a trabalhar sem papel nas suas operações diárias. Os formulários OfficeTrack para dispositivos móveis ajudam a digitalizar a informação para atingir este objetivo, otimizando processos e tornando-se um excelente aliado para empresas de diferentes setores.
Para além de otimizar as suas operações, os gestores e diretores estão concentrando-se na redução da poluicao ambiental das empresas, pelo que as operações sem papel podem ser a solução para atingir este objetivo. Nas próximas linhas, veremos como os formulários Office Track podem ajudá-los nesse caminho.
Benefícios das operações sem papel
Reduzir custos e minimizar o tempo é o lema de qualquer empresa eficiente. Reduzir o uso de papel nas tarefas diárias é uma excelente forma de atingir estes objetivos, mas os benefícios vão além disso.
Em princípio, a redução do uso de papel tem um impacto direto na redução de custos de qualquer empresa. As economias de dinheiro são palpáveis desde o início, o que está intimamente relacionado com a impressão, a manutenção das impressoras, a administração, o tempo que o pessoal gasta a transcrever e a digitalizar a informação recolhida, o arquivo e o armazenamento da documentação, o que envolve armazenamento físico.
As empresas procuram um acesso mais rápido e mais confiável à informação e as operações sem papel são fundamentais para este processo. Por conseguinte, independentemente da hora ou do local, os funcionários terão sempre acesso à informação de que necessitam através da informação armazenada na nuvem, à qual podem acessar de forma segura e imediata com um nome de usuario e uma senha.
Por último, mas não menos importante, a redução da utilização de papel diminui consideravelmente o impacto ambiental da sua empresa, uma vez que evita o registo indiscriminado e, consequentemente, reduz as emissões de dióxido de carbono.
As empresas podem deixar de usar papel com o OfficeTrack
Os formulários OfficeTrack para dispositivos móveis ajudam a simplificar os processos através da digitalização da informação, permitindo que os funcionários acessem à mesma em qualquer lugar e a qualquer momento. Desta forma, as empresas conseguem reduzir significativamente a utilização de papel, poupando dinheiro e tempo.
A informação recolhida no local pelos funcionários é enviada através destes formulários para os usuarios administrativos, reduzindo o tempo de resposta entre os dois. Isto traduz-se numa maior eficiência e produtividade das equipes de trabalho.
Os usuarios administradores podem facilmente criar e personalizar estes formulários sem a necessidade de recorrer a especialistas em TI. Desta forma, é possível criar formulários e adaptá-los às necessidades específicas de qualquer empresa. Além disso, a segurança da informação é garantida, uma vez que é possível adicionar campos para assinaturas digitais.
É importante ressaltar que os formulários inteligentes e dinâmicos do OfficeTrack permitem que os funcionários no local tenham em mãos as informações necessárias para realizar diferentes tarefas (auditorias, manutenção, entregas, etc.) e para manter o controle de todos os dados de campo de forma rápida e fácil.
Isto é possível porque os formulários dinâmicos podem ser personalizados para cada tarefa individual e podem também ser definidos com verificações específicas, tais como listas pendentes (DropDown), listas de verificação combinadas (Checklist), chamadas a serviços Web, registos fotográficos, assinaturas digitais, leitura de códigos de barras, etc.
Foram concebidos para que os funcionários não percam tempo a recolher dados no local e possam registar informações de forma confiável, com provas sólidas e fáceis de classificar para criar relatórios estatísticos reflectidos em KPIs confiáveis.
Recursos dos formulários móveis do OfficeTrack
Os formulários OfficeTrack para dispositivos móveis permitem uma melhoria substancial do processo, fornecem informações mais precisas e possibilitam uma economia considerável nos custos operacionais.
O acesso à informação em tempo real é mais fácil assim que os dados são armazenados.
– Os formulários podem ser personalizados e adaptados a qualquer tarefa dentro da organização.
– Podem ser facilmente integrados nos sistemas internos da sua empresa.
– O processo de atualização é muito simples e pode ser feito a qualquer momento.
– Permite a criação de relatórios para uma análise exaustiva dos dados.
É hora de criar um novo ambiente de escritório sem papel
Embora a transição para um escritório sem papel não aconteça de um dia para o outro, hoje é uma boa hora para começar. Reduzir o uso de papel em sua empresa ajudará a melhorar os processos de trabalho, pois isso economizará tempo e espaço.
Os formulários digitais do OfficeTrack podem ajudá-lo a aumentar a rentabilidade da sua empresa, transformando-a em uma organização ambientalmente amigável.
