Es frecuente pasear por las calles de las grandes ciudades del país y ver cómo los viejos
comercios dejan paso a farmacias y más farmacias. Esta impresión se confirma con las cifras
divulgadas por la Asociación Brasileña de Cadenas de Farmacias y Droguerías (Abrafarma). El
conjunto de sus afiliadas facturó 22.780 millones de reales en el primer semestre de 2018, lo
que supone un aumento del 7,54% respecto al mismo periodo de 2017. El resultado, que se
mantiene muy por encima de la media del comercio minorista brasileño (3,1%), representó
importantes ganancias no solo para el propio sector, sino para todo el ecosistema que hace
funcionar el negocio de medicamentos y perfumería en el país.
Tekton, la empresa especializada en la gestión y planificación de desarrollos minoristas -más
de 750 proyectos entregados-, por ejemplo, registró un crecimiento de alrededor del 10% en el
primer semestre de 2018, impulsado especialmente por la construcción de nuevas unidades de
farmacia que gestiona y supervisa en todo el país.
"Este mercado está en auge; actualmente gestionamos alrededor de 30 proyectos
simultáneamente", dijo Bertram Shayer, CEO de Tekton.
Con esta expansión, Tekton advirtió la necesidad de proporcionar a sus ingenieros de campo
una herramienta de gestión más eficaz, en línea y en tiempo real. Eligió OfficeTrack, de la
empresa israelí OfficeCore, que ya utiliza Raia Drogasil, uno de los principales clientes de
Tekton. Gracias a la nueva app, la empresa ha visto cómo los plazos de
y la calidad aumentaron. "No fue sólo cuestión de tiempo, sino que la calidad pasó del agua al
vino", afirma el director.
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Rentabilidad, plazo y calidad
Tekton inició sus actividades en 1992 con el objetivo de dedicarse exclusivamente a la gestión
de obras. Su oferta de servicios abarca desde la ejecución hasta la entrega del local para su
apertura. "El mundo de la distribución impone su propio ritmo de trabajo, que exige el
cumplimiento de plazos y un estricto control de costes y calidad. Sin una gestión firme de
todas las fases de una obra, podríamos incumplir los plazos y aumentar los costes. Y un día
más de farmacia cerrada, por ejemplo, supone una gran diferencia para los minoristas", analiza
Shayer.
Además de gestionar las obras de reforma y construcción y los suministros, Tekton también
apoya la selección del contratista que llevará a cabo los servicios, ayuda en el proceso de
licitación, la fijación de precios y, por último, realiza un seguimiento semanal, con visitas de
ingenieros a las obras. En el caso de Raia Drogasil, Tekton fue contratada para supervisar las
obras, gestionar los proveedores y controlar la entrega de suministros – comunicación visual,
luminarias, aire acondicionado, frigoríficos, etc. – a lo largo de todo Brasil. Lo único que no
gestionamos es la compra y entrega de medicamentos, pero todo lo demás depende de
nosotros", explica el director.
Se necesita ayuda para trabajar sobre el terreno
Una vez a la semana, el equipo de ingenieros de Tekton visita todas las obras y genera
informes detallados sobre el estado de las unidades. "Nos preocupaba proporcionar a los
ingenieros herramientas que les ayudaran a aumentar la eficacia, porque con un número tan
grande de talleres, cuando los ingenieros llegan a la obra, tienen que estar muy concentrados y
bien instruidos sobre lo que tienen que hacer. Están prácticamente in situ de lunes a viernes,
visitando obras por todo Brasil, de ahí la necesidad de digitalizar los procesos al máximo",
explica el director.
Antes de adoptar OfficeTrack, los ingenieros de Tekton utilizaban hojas de cálculo para
elaborar informes y tardaban hasta 10 días en completarlos y enviarlos a los clientes. Ahora,
con la aplicación, ese tiempo no supera los tres días. "Antes, trabajábamos con un informe más
sencillo, que suponía mucho trabajo y tardaba mucho en llegar a nuestros clientes. Ahora, con
unos pocos clics, el informe está listo con fotos y observaciones de los ingenieros, y podemos
comparar el progreso previsto con lo que se ha conseguido", afirma Bertram Shayer.
La aplicación automatiza las instrucciones para el personal de campo y las listas de
comprobación de la entrega de la obra
Con OfficeTrack, Tekton también ha automatizado las instrucciones para los ingenieros,
destacando actividades específicas según la fase de la obra. "Si estamos al principio de la obra,
es esencial pensar en la ubicación y los límites con las parcelas vecinas. A continuación, una vez
iniciada la obra, la app llamará la atención sobre los cimientos, con una lista de comprobación
de los trabajos relativos a esta fase. A continuación vienen la albañilería, los acabados y las
instalaciones. Con esta automatización, nuestros ingenieros consiguen un alto grado de
eficacia en cada visita", explica. El director también llama la atención sobre otro aspecto
importante que OfficeTrack controla y gestiona: las actualizaciones del proyecto.
Otro formulario desarrollado a través de Officetrack fue la lista de comprobación para la
entrega de la obra. "Tenemos traspasos provisionales y traspasos definitivos. La entrega
provisional tiene lugar cuando se abre el taller y tenemos una lista de elementos que hay que
comprobar. Son detalles de acabado, como baldosas y suelos, y tenemos que comprobar cada
elemento en detalle. La aplicación nos ayuda a no olvidar nada. La entrega definitiva de la
tienda tiene lugar 60 días después de su inauguración, cuando se habrán corregido los
pequeños defectos que hayan podido escapar a la inspección durante la entrega provisional.
"También para esta fase confiamos en la app OfficeTrack provista por 3CON, y es de gran
ayuda".
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Apoyo de los que entienden
Bertram Shayer subraya la importancia de contar con un socio informático que ayude a
implantar la herramienta. "A través de 3CON, instalamos OfficeTrack en los teléfonos móviles
de cada uno de nuestros ingenieros, lo que facilita mucho este seguimiento semanal. 3CON
también nos ayudó a personalizar el informe de visita al emplazamiento (RVO) en función de
nuestras necesidades y parámetros, así como la planificación. El equipo de 3CON siempre nos
ha apoyado, desde la implantación hasta la formación y la asistencia posventa", afirmó.
Y concluyó: "Nuestra experiencia con esta aplicación ha sido muy positiva e interesante, y
estamos muy satisfechos con los resultados. Nos consideramos muy bien asesorados en
cuanto a las necesidades del trabajo de construcción en el sector minorista, que requiere gran
rapidez y repetitividad. Es una herramienta dinámica e interactiva que nos permite tomar
iniciativas rápidamente. Una vez que empiezas a utilizar una aplicación tan eficaz, no puedes
imaginar cómo has podido vivir sin ella".
