A DMC, agência de marketing promocional com mais de 20 anos de atuação no segmento de autopeças, anuncia que adotou o OfficeTrack como solução para gerenciar as atividades rotineiras de sua equipe de campo.
Como resultado, reduziu em mais de 50% o tempo de coleta e processamento de informações.
A DMC realiza um trabalho especializado na divulgação de produtos dos principais fabricantes de autopeças do país dentro do segmento conhecido como aftermarket.
“O promotor de vendas é a oficina, assim como os distribuidores e os retalhistas. O nosso foco está nestes três elos da cadeia de distribuição. O nosso promotor é um divulgador especializado das marcas dos nossos clientes e também os olhos e os ouvidos dos fabricantes nesta ponta”, resume a diretora e uma das sócias da DMC, Dirce Boer.
Um dos grandes desafios desse tipo de atividade é a necessidade constante de automatizar a rotina de trabalho das equipes de campo – no caso da DMC, sua equipe externa conta com mais de 50 promotores atuando em todo o país.
“Nosso desafio era ganhar agilidade na coleta de dados. Com a coleta manual, o promotor levava até uma semana para enviá-los, e isso comprometia a qualidade do trabalho”, lembra Marcelo Boer, diretor administrativo da DMC.
Entre as informações coletadas pelos promotores estão dados sobre a disponibilidade do produto, sua disponibilidade na loja, seu posicionamento frente à concorrência, entre outros.
Com esses desafios pela frente, Dirce e sua equipe começaram a buscar uma ferramenta capaz de proporcionar agilidade e maior eficiência na coleta e envio de dados, além de equipar tecnologicamente sua equipe de promotores. Nessa busca, conheceram o OfficeTrack por meio da consultoria 3CON, distribuidora de softwares no país.
O OfficeTrack é um aplicativo móvel que auxilia na gestão dos funcionários em campo. Ele possui 8 módulos diferentes: Tarefas (Ordem de serviços); Formulários dinâmicos; Geolocalização; Presença (cartão de ponto); Ordens (vendas); Gestão de frotas; Otimização (serviços e rotas); Retails (reconhecimento e comparação de imagens).
As empresas utilizadoras não têm que instalar nada nos seus servidores. Basta descarregar a aplicação da loja (Play Store ou App Store), pois tudo está na nuvem. Enquanto o pessoal de campo sai com os seus dispositivos móveis, o gestor pode seguir e interagir com a sua equipa externa em qualquer altura. Ele pode fazer isso via web, através da plataforma OfficeTrack, seja a partir de seu desktop ou de qualquer dispositivo móvel.
Ganhos em agilidade e qualidade
Com o OfficeTrack instalado, a DMC equipou seus promotores com smartphones de onde fazem o upload das informações.
“Antigamente, o promotor, após coletar uma informação ou qualquer solicitação de um cliente, tinha que ir para casa ou para uma Lan House e se conectar ao sistema de Relatório Automático de Informações e Ocorrências. Agora, pode preenchê-lo diretamente a partir do seu smartphone e enviá-lo para nós no próprio dia. Assim que o recebermos, podemos processar as informações para as enviar aos fabricantes. Essas mudanças foram percebidas imediatamente pelo cliente da DMC”, menciona Marcelo.
De acordo com o gerente de contas da 3CON, a flexibilidade do OfficeTrack permitiu que a DMC criasse formulários dinâmicos, incluindo todas as informações que antes eram coletadas manualmente.
“Durante a fase piloto, a equipe da DMC, além de saber manusear a ferramenta, utilizou toda a sua experiência e criatividade para introduzir novas informações, como fotos, listas suspensas, assinaturas de clientes, etc.”, disse Marcelo.
Os sócios da DMC concordam que o OfficeTrack é muito simples de usar e traz grande agilidade, tanto no envio quanto no recebimento de informações do campo. Agora tudo acontece de um dia para o outro; antes, o resultado das atividades externas podia levar até 15 dias para chegar.
“O sistema funciona de forma muito eficiente e certamente atendeu às expectativas de agilizar o fluxo de informações”, explica Dirce.
O sistema também resolveu o problema da organização das rotinas da equipa externa.
“Se estabelecermos que os promotores têm de cumprir um determinado número de visitas, podemos controlar isso através do sistema. Também sabemos se as visitas foram feitas, se aquele ponto de venda foi atendido e abordado, entre outros aspectos”, disse.
Para os diretores, o investimento já valeu a pena, principalmente porque a 3CON deu um período de carência para a utilização do software, o que ajudou a DMC a ter uma perceção mais clara das vantagens do sistema e do retorno do negócio.
“Não tivemos custos iniciais até o sistema estar totalmente implementado. Com base nesse período de carência e no retorno prático, o sistema pagou-se a si próprio e ficámos satisfeitos. Também não tivemos problemas com o suporte técnico ou com a área comercial. A flexibilidade da 3CON em se adaptar à nossa realidade, a negociação, o excelente atendimento e o acompanhamento pós-venda fizeram a diferença”, disse Marcelo Boer.
Os executivos também revelaram que o OfficeTrack não exigiu nenhum investimento significativo em TI, nem mesmo a substituição de máquinas, já que tudo está na nuvem. Os únicos investimentos adicionais foram o pacote de dados de internet de maior velocidade, já que as informações que trafegam no OfficeTrack precisam de mais banda para um bom tráfego de dados, e celulares 3G.
Comentaram também que, apesar da facilidade do sistema, foi necessário organizar treinamentos para as equipes, principalmente para promotores de outras regiões do país.
“A resistência à mudança é normal. A adaptação do promotor à nova plataforma foi um desafio, mas foi logo superado, principalmente porque eles entenderam as vantagens e a evolução da empresa”, disseram. “Agora, os promotores até recebem a agenda de visitas do dia através de um smartphone. A rotina de campo está mais organizada e cómoda para todos”, concluiu.
